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Un foglio di calcolo Excel, Google Sheets o Calc è utile in molte situazioni, come l’estrazione di elenchi, un riepilogo veloce da presentare ad un cliente, ma può accadere che utilizzato impropriamente ed entri nei processi aziendali come vero e proprio strumento decisionale o di sviluppo.

Prendiamo come esempio una modalità di lavoro di una azienda di medie dimensioni, con un buon livello di informatizzazione ma a cui manchi un software di supporto per i processi interni, la cui organizzazione è lasciata all’estro e alle abilità dei dipendenti.
In particolare, per la creazione di un nuovo articolo, ci si affida ad un template di Excel: il risultato dell’analisi viene inoltrato per mail ai vari decision maker.
L’articolo può variare diverse volte prima di entrare in produzione.

Un esempio del foglio di lavoro con cui viene creato un nuovo articolo

Non è mia intenzione dilungarmi sui pericoli, come il furto o la perdita di dati, di un approccio di questo tipo: il mio interesse è tutto sulla realizzazione una alternativa efficace, sicura, veloce e soddisfacente.

In poco più di una giornata di lavoro ho preparato una applicazione che permette di gestire componenti e opzioni (o varianti) che entrano in gioco nella realizzazione di un articolo.

Ho evoluto le tabelle aggiungendo informazioni utili che su Excel non venivano gestite: è il caso del costo stimato, informazione che veniva imputata manualmente dal personale con più esperienza nella mansione.
La quantità minima ordinabile imputata sulle componenti e il costo stimato delle opzioni vengono riportati come valori di default, ma sono sempre modificabili dall’utente.
Il costo complessivo viene calcolato dinamicamente, imitando la funzione somma di Excel.

Senza nessuno sforzo ho fornito inoltre la possibilità di esportare questa distinta base in diversi modi: sotto forma di appunti, di elenco o di file PDF.

Attualmente sto lavorando su altri business process che vengono spesso gestite in modo disomogeneo: la raccolta degli ordini dei clienti, la gestione dei contratti e il controllo delle scorte di magazzino. Seguiranno quindi altri casi di studio ed altre applicazioni su questo filone.

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